Utilizzi
Un utilizzo è la registrazione di una volta in cui il cliente ha usato il carnet. In questa pagina trovi come registrare, controllare e correggere gli utilizzi, e come usare il Report Utilizzi.
Come cambia il residuo
Il residuo è quanto resta da consumare: nel riquadro del carnet lo trovi come rimanenti.
- Quando registri un utilizzo, BcOk scala la quantità dal residuo.
- Quando il residuo arriva a zero, il carnet diventa Esaurito e non puoi più registrare utilizzi.
- Quando cancelli un utilizzo, la quantità torna nel residuo. Se il carnet era Esaurito, torna utilizzabile.
Registrare un utilizzo
Puoi registrare gli utilizzi di tutti i carnet validi nella tua sede, anche di quelli Multisede e Ufficiarredati.it emessi da altre sedi.
- Nel riquadro del carnet clicca su Utilizzi.
- Clicca su Registra utilizzo.
- Compila i campi:
- Se vuoi puoi indicare la persona che ha usato il Carnet: facoltativo.
- Indica la data di utilizzo: il giorno in cui il cliente ha usato il servizio.
- Quantità: l'etichetta è l'unità di misura del carnet (es. Ore). Di partenza è 1: per cambiarla clicca sull'icona matita accanto al numero.
- Eventuali annotazioni: facoltativo.
- Clicca su Registra utilizzo.
BcOk non salva l'utilizzo nei seguenti casi:
- La quantità da scalare è più alta del residuo: compare il messaggio Credito insufficiente, con il residuo e la quantità richiesta.
- La data di utilizzo è successiva alla fine della validità del carnet: compare il messaggio Errore: La data di utilizzo è successiva alla data di scadenza del Carnet.
Note
Se il carnet è Esaurito, nella finestra degli utilizzi il pulsante Registra utilizzo non compare.
Vedere gli utilizzi di un carnet
Nel riquadro del carnet clicca su Utilizzi. La finestra elenca tutti gli utilizzi:
- Quando: la data dell'utilizzo.
- Chi: la persona che ha usato il carnet, se è stata indicata.
- Dove: la sede in cui è stato registrato. Sui carnet multisede vedi anche gli utilizzi delle altre sedi.
- Q.tà: la quantità scalata.
- Note: le annotazioni.
Da questa finestra puoi anche inviare il riepilogo al cliente con Invia riepilogo...: vedi Quando il carnet esiste già.
Per controllare insieme gli utilizzi di più carnet usa il Report Utilizzi.
Modificare un utilizzo
- Nel riquadro del carnet clicca su Utilizzi.
- Sulla riga dell'utilizzo clicca sull'icona matita.
- Cambia i dati e clicca su Registra utilizzo.
Puoi modificare solo gli utilizzi registrati nella tua sede.
Cancellare un utilizzo
- Nel riquadro del carnet clicca su Utilizzi.
- Sulla riga dell'utilizzo clicca sull'icona cestino.
- Conferma nella finestra che si apre.
La quantità cancellata torna subito nel residuo. Anche in questo caso puoi agire solo sugli utilizzi registrati nella tua sede.
Utilizzi nati da una prenotazione
Non cancellare un utilizzo collegato a una prenotazione: la prenotazione resterebbe così com'è, con l'indicazione del carnet usato. Se l'utilizzo va tolto, annulla la prenotazione e spunta Rimborsa utilizzo Carnet: vedi Gestire prenotazioni.
Hai sbagliato a registrare un utilizzo?
Puoi correggerlo oppure cancellarlo e registrarlo di nuovo con i dati giusti.
Utilizzi nati da una prenotazione
Quando un cliente prenota con un carnet, l'utilizzo viene registrato in automatico e resta collegato alla prenotazione.
- Per cambiare la data devi modificare la prenotazione: nell'utilizzo la data non si può cambiare. Quando cambi la data della prenotazione, cambierà anche quella dell'utilizzo.
- Nella finestra della prenotazione trovi il Carnet associato.
- Nel Report Utilizzi un'icona accanto alla data ti porta alla prenotazione collegata.
Per restituire gli utilizzi al cliente quando una prenotazione viene annullata, vedi Gestire prenotazioni.
Ricalcolare il residuo
Il residuo dovrebbe sempre corrispondere agli utilizzi iniziali meno gli utilizzi registrati. Se non è così, nel riquadro del carnet apri il menu (le tre righe) e scegli Ricalcola residuo.
Tip
Può capitare, per esempio, se la cancellazione di un utilizzo non è andata a buon fine.
Il Report Utilizzi
Il Report Utilizzi raccoglie gli utilizzi in un'unica pagina. Lo trovi nella barra laterale, in Gestione Carnet > Report Utilizzi, oppure con il pulsante Report utilizzi nella pagina Carnet attivati.
Filtrare ed esportare
In alto trovi:
- Filtra per data utilizzo, Filtra per carnet e Filtra per cliente: per restringere l'elenco.
- Ordina per: Data utilizzo, Carnet o Cliente.
- Rimuovi filtro: per tornare all'elenco completo.
- Le icone di esportazione: per scaricare in Excel o in PDF l'elenco con i filtri che hai impostato.
Le colonne
- Data (q.tà): la data e la quantità. Se l'utilizzo nasce da una prenotazione, qui trovi l'icona per aprirla.
- Utilizzo presso: la sede in cui è stato registrato.
- Carnet: il nome e il codice del carnet.
- Cliente: il cliente e, se è stata indicata, la persona.
- Note utilizzo: le annotazioni.
- Importo da fatturare: vedi L'importo da fatturare.
- Azioni: il menu con le azioni disponibili sull'utilizzo.
L'importo da fatturare
Se un cliente usa nella tua sede un carnet emesso da un'altra sede, fatturi il valore dell'utilizzo alla sede che ha emesso il carnet. Oggi, nella pratica, carnet multisede e nazionali sono emessi dalla sede centrale.
La colonna Importo da fatturare ti indica l'importo e, sotto, a chi fatturarlo (fatturare a). L'importo è valido salvo accordi diversi.
- Carnet in euro: l'importo è la quantità dell'utilizzo.
- Altri carnet: BcOk divide il prezzo del carnet per il numero di utilizzi iniziali. Esempio: un carnet da 10 ore a 300 € vale 30 € a ora.