Prenotazioni
Le prenotazioni compaiono come riquadri colorati nella vista calendario e come righe nell'archivio delle prenotazioni. Una prenotazione può assumere diversi stati:
- Prenotata: la prenotazione è confermata e non è possibile inserire altre prenotazioni in sovrapposizione
- Opzionata: La prenotazione non è confermata è può essere sovrascritta da altre prenotazioni
- Disdetta: La prenotazione è stata annullata e non è più valida. Di default le prenotazioni disdettate non sono visibili nel calendario.
Consulta la sezione Panoramica/Vista calendario per maggiori dettagli sulla visualizzazione delle prenotazioni.
Creazione di una prenotazione
La prenotazione si può creare in diversi modi:
- Dalla vista calendario, cliccando sul pulsante "Nuova prenotazione"
- Dalla vista calendario, cliccando sul giorno e orario desiderato. (Nella finestra di prenotazione, troverai già compilato giorno, orario e durata)
- Dalla vista calendario, trascinando con il mouse per selezionare un intervallo di tempo. (Nella finestra di prenotazione, troverai già compilato giorno, orario e durata)
In tutti i casi si aprirà una finestra di dialogo in cui inserire i dettagli della prenotazione, come il cliente, la risorsa, la data e l'orario, eventuali note e altre informazioni rilevanti.
Inserimento cliente
Clicca su Cambia per inserire un cliente nella prenotazione, puoi:
- Selezionare un cliente esistente dalla lista delle anagrafiche presenti nel CRM di BcOk
- Creare un nuovo cliente direttamente dalla finestra di prenotazione, cliccando su "Nuovo cliente" e scegliendo una delle tre opzioni:
- Cliente con partita iva. Questo creerà una nuova anagrafica cliente con partita iva, che potrai poi riutilizzare per altre Prenotazioni e utilizzare all'interno del CRM di BcOk
- Cliente con codice fiscale. Questo creerà una nuova anagrafica cliente con codice fiscale, che potrai poi riutilizzare per altre Prenotazioni e utilizzare all'interno del CRM di BcOk
- Cliente provvisorio senza partita iva o codice fiscale. Questo non creerà nessuna anagrafica.
Il Cliente provvisorio
Il cliente provvisorio è una soluzione pensata per quei casi in cui non hai ancora tutte le informazioni del cliente. Potrai sempre modificare la prenotazione in un secondo momento e crearne una nuova anagrafica cliente.
Il nome del cliente sarà quello che inserisci in fase di creazione della prenotazione, ma non potrai riutilizzare questa anagrafica per altre prenotazioni o all'interno del CRM di BcOk. Inoltre il cliente provvisorio non comparirà nei filtri dell'archivio prenotazioni. pertanto non potrai filtrare le Prenotazioni con il suo nome.
Suggerimento
Ti consigliamo di utilizzare il cliente provvisorio solo in casi eccezionali, quando non hai a disposizione la p. iva o il codice fiscale del cliente e di trasformarlo in anagrafica cliente il prima possibile. In questo modo potrai sfruttare tutte le funzionalità di BcOk e avere una gestione più ordinata delle prenotazioni e dei clienti all'interno del CRM (per esempio per filtrare le prenotazioni fatta da quel cliente, per visualizzare la sua scheda cliente con tutte le prenotazioni e i servizi acquistati, per poterlo contattare facilmente via email o telefono, etc).
Inserimento data e orario
- Clicca sul campo Periodo per aprire la finestra di inserimento Data e orario.
- Cliccca una prima volta per selezionare la data di partenza della prenotazione, clicca una seconda volta per selezionare la data di fine della prenotazione. In questo modo puoi inserire prenotazioni che durano più giorni in modo semplice e veloce.
- Infine imposta l'orario di inizio e quello di fine prenotazione. Se la prenotazione dura più giorni, l'orario di fine si riferisce all'ultimo giorno.
Selezione risorsa/spazio da prenotare
Seleziona la risorsa/spazio che vuoi prenotare. Il sistema ti mostrerà solo le risorse disponibili in quel giorno e orario, escludendo quelle già prenotate.
Festività e chiusure
Il sistema non ti impedisce di inserire prenotazioni in giorni di chiusura o festività, così come ti consente di prenotare anche fuori dagli orari di apertura.
La logica delle chiusure e festività è pensata principalmente per il sistema di prenotazione online, per evitare che i clienti possano prenotare in giorni in cui la sede è chiusa.
Per le prenotazioni manuali (eseguite dagli operatori della sede), invece, abbiamo preferito lasciare massima libertà di inserimento, in modo da permetterti di gestire anche casi particolari (per esempio prenotazioni in giorni di chiusura per clienti con accesso 24/7, prenotazioni future in giorni che al momento sono festivi ma che potrebbero essere rimossi dalle chiusure in futuro, etc).
Il sistema ti blocca solo se cerchi di prenotare una risorsa che è già prenotata in quel giorno e orario (mentre ti lascia via libera se la risorsa è solo Opzionata).
Stato della prenotazione
Qui puoi indicare se la prenotazione è già confermata (stato Prenotata) o se è solo un'opzione in attesa di conferma (stato Opzionata). Le prenotazioni Disdette non sono visibili nel calendario, ma puoi visualizzarle filtrando per stato nell'archivio prenotazioni.
Didetta o cancellata?
Ti consigliamo di utilizzare lo stato Disdetta invece di eliminare definitivamente una prenotazione, in questo modo potrai mantenere traccia di tutte le prenotazioni effettuate, anche quelle annullate, e avrai una reportistica più completa sull'andamento della tua sede.
Se invece elimini una prenotazione, questa viene spostata nel cestino e non sarà più visibile né nel calendario né nell'archivio prenotazioni.
Prezzo e note
- Il campo prezzo è facoltativo. Può servirti per indicare il prezzo reale che hai concordato con il cliente, ma puoi anche lasciarlo vuoto. Il sistema di prenotazione online, invece, calcola automaticamente il prezzo in base al listino che hai impostato per quella risorsa e per la durata della prenotazione e lo compila in automatico al momento della prenotazione.
- Il campo note è pensato per annotare qualsiasi informazione rilevante sulla prenotazione, come richieste particolari del cliente, dettagli sull'evento, o qualsiasi altra informazione che vuoi tenere a portata di mano quando visualizzi la prenotazione.
Invia notifica al cliente
Spunta questa casella se vuoi inviare una notifica automatica all'indirizzo email del cliente associato alla prenotazione. La notifica conterrà i dettagli della prenotazione, come la data, l'orario, la risorsa prenotata e eventuali note che hai inserito.
Selezionando questa casella potrai selezionare quale indirizzo del cliente usare tra quelli registrati nella sua anagrafica e decidere se inviare una copia della notifica alla tua sede.
Info
Ogni volta che farai una modifica alla prenotazione potrai decidere se inviare una nuova notifica al cliente per informarlo delle modifiche apportate spuntando nuovamente questa casella.
Gestione e modifica delle prenotazioni
Visualizzare i dettagli di una prenotazione
Modificare una prenotazione
Le prenotazioni possono essere modificate in qualsiasi momento.
Per modificare una prenotazione, clicca su di essa nella vista calendario o nell'archivio prenotazioni per aprire la finestra dei dettagli, quindi clicca sul pulsante Modifica per accedere alla modalità di modifica. Da qui potrai modificare qualsiasi dettaglio della prenotazione, come il cliente, la risorsa, la data e l'orario, lo stato, il prezzo e le note.
Modifiche di Prenotazioni da Booking
Nel caso la prenotazione sia stata fatta dal sistema di Booking o abbia un Carnet collegato, alcuni campi potrebbero non essere modificabili o potrebbero avere un comportamento diverso in fase di modifica. Per maggiori dettagli su come gestire le prenotazioni da Booking, consulta la sezione Gestione delle prenotazioni da Booking.
Confermare, Disdire, Sospendere una Prenotazione
La modifica più ricorrrente è sicuramente quella di confermare una prenotazione (impostando lo stato a Prenotata), disdirla (impostando lo stato a Disdetta) o sospenderla (impostando lo stato a Opzionata).
Anche in questo caso è sufficiente entrare nella finestra di modifica e cambiare lo stato della prenotazione.
Info
Se la prenotazione è stata fatta tramite Booking o ha un Carnet collegato, ti verranno mostrate delle opzioni aggiuntive da selezionare in base al metodo di pagamento originale della prenotazione, per esempio per il rimborso del pagamento se la Prenotazione viene disdetta e così via. Per maggiori dettagli su come gestire le prenotazioni da Booking, consulta la sezione Gestione delle prenotazioni da Booking.
Eliminare una prenotazione
La cancellazione definitiva di una prenotazione è possibile cliccando sulla voce Elimina (_o sul pulsante con i censtino). In questo modo la Prenotazione verrà eliminata definitivamente e non sarà più visibile né nella vista calendario né nell'archivio prenotazioni.
Attenzione
La cancellazione definitiva di una prenotazione è un'operazione irreversibile. Se pensi che potresti aver bisogno di tenere traccia di questa prenotazione in futuro, ti consigliamo di utilizzare lo stato Disdetta invece di eliminarla definitivamente, in questo modo potrai mantenere traccia di tutte le prenotazioni effettuate, anche quelle annullate, e avrai una reportistica più completa sull'andamento della tua sede.
Duplicare una prenotazione
Stampare una prenotazione
Inviare un promemoria di una prenotazione via email
Usare la vista Archivio prenotazioni
L'archivio delle prenotazioni consente di visualizzare tutte le prenotazioni in un elenco tabellare, con la possibilità di filtrare, ordinare e cercare le prenotazioni in base a vari criteri.